Gruppi di lavoro SMART, quanto incidono il numero di persone e la vicinanza

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A proposito di gruppi di lavoro “cross functional” e organizzazione del lavoro “agile”, nelle scorse settimane mi è capitato sottomano questo post. Contiene diverse considerazioni sulle dimensioni dei gruppi di lavoro e su quanto può incidere il lavoro lontano dall’ufficio.
Non esiste una formula ideale, ogni ambito e ogni progetto può avere un suo approccio ideale e molto dipende dalla disponibilità dalle persone che è possibile coinvolgere e dal budget a disposizione.

Il post originale è stato scritto a 4 mani da Hans Brattberg (Agile Coach a Crisp, Stockholm) e Jimmy Janlén (di Nomad8). Con il loro incoraggiamento e per mio interesse, ho realizzato questa traduzione/rielaborazione, spero possa essere interessante anche per te.

Buona lettura.

I processi di produzione che coinvolgono più persone sono costosi: grandi team, lavoro a distanza, membri del team che lavorano part time, molti professionisti con skills verticali… Sono tutti fattori che possono portare ad un processo produttivo più complesso, più lungo e quindi più costo.
Questo può sembrare ovvio, ma tantissime aziende sembrano non tener conto di queste considerazioni.

Di solito quando si decide di adottare un approccio agile come ad esempio lo Scrum, il Kanban o la Lean Production, viene esaltata la collaborazione tra persone con competenze differenti.
Un team fatto di persone con skills complementari che può sviluppare un’idea dall’inizio alla fine, è in gergo chiamato cross functinal team.
Un cross functional team è un team che può portare un progetto dall’idea iniziale fino alla sua realizzazione.

Idealmente un gruppo cosiddetto cross functional dovrebbe avere un assetto minimalista, potrebbe assomigliare a qualcosa del genere:

– Un team composto da tre, quattro o cinque persone che insieme posseggano le skills e l’esperienza necessaria per portare avanti il progetto.
– Per quanto difficile sarebbe bene che non ci siano altri incarichi paralleli. L’ideale sarebbe che i membri del team possano concentrarsi a tempo pieno sull’obiettivo assegnato loro.
– Una stanza grande e confortevole, per consentire il migliore scambio di conoscenze possibile. L’ideale sarebbe che ci fosse una lavagna a disposizione per migliorare la visualizzazione del lavoro e facilitare la comunicazione.
– Un ambiente con infrastrutture flessibili che consentano al team di riorganizzarsi autonomamente in base alle necessità che man mano incontreranno.
– Stabilire un dialogo diretto tra il team e gli utenti finali verso i quali è rivolto il progetto, in modo che i membri del team ricevano feedback veloci e regolari.
– Rilasciare le consegne a step intermedi.

Lavorare a distanza può portare ad allungare alcuni processi

Quando un gruppo di persone può lavorare nella stessa stanza, la comunicazione avviene senza sforzi, in maniera naturale e di continuo. E’ possibile confrontarsi con gli altri guardandosi in faccia, percependo chiaramente il tono di voce e le espressioni.
Allo stesso modo è possibile spostare la propria sedia vicino a quella di un collega e chiarirsi direttamente uno a uno. Si può discutere in maniera spontanea su di un task e le conoscenze verranno assimilate da tutto il team in ascolto, come per osmosi.

Al contrario quando si è lontani e si lavora da remoto, si finisce per dover scrivere tante email o tanti messaggi in chat. Senza contare il rischio di dover attendere una risposta per un quesito anche per diversi minuti.
Può accadere anche di peggio: alcune comunicazioni possono non avvenire o perdersi nel flusso delle parole scritte.

A volte anche solo il pensiero di alzarsi dalla sedia e avventurarsi verso un altro piano può trasformarsi in un freno.
Il collega potrebbe essere seduto in un ufficio al piano di sopra o in un altro continente, ma le due distanze potrebbero sortire lo stesso effetto inibitore. Spesso le barriere mentali sono peggio di quelle fisiche.
Certe volte non c’è tanta differenza tra essere separati da sette scalini o da sette fusi orari.

Lavorare da casa, da un altro ufficio oppure da un altro continente, è abbastanza simile, ma il fuso orario e le differenze culturali sono delle aggravanti. Ad ogni modo lo sforzo di ricercare competenze locali, paga sempre.

Il lavoro part time può portare ad allungare alcuni processi

Quando qualcuno si assenta dal lavoro e rientra successivamente è necessario un periodo di aggiornamento su quanto accaduto in sua assenza. Nel caso migliore vengono condivise le cose più importanti, nel caso peggiore può non esserci alcuna sincronizzazione.
Questa cosa non va sottovalutata, va gestita.

Un’altra cosa da tenere in considerazione, in casi come questo, è la durata delle riunioni. Le tempistiche delle riunioni devono essere stabilite anche in relazione agli impegni di chi lavora part time, in modo che tutti possano partecipare.
Il rischio è che chi lavora part time possa vedere sbilanciato il proprio tempo in ufficio a favore dei meeting e trovarsi con meno tempo a disposizione per smaltire il carico di lavoro.

Se una persona lavora a distanza 1 giorno alla settimana, in base al numero dei componenti del team, la probabilità che ogni membro sia nella stessa stanza in un determinato momento, secondo l’esperienza di Hans e Jimmy, sono le seguenti.

Dimensione del team Probabilità che tutti siano presenti contemporaneamente
3 51%
4 41%
5 33%
6 26%
7 17%
8 13%

Skill troppo verticali possono portare ad allungare alcuni processi

In generale più specialisti mono skill ci sono in un gruppo di lavoro, più il numero di persone necessarie per concludere il progetto aumenta. Più persone significa molti incontri e di conseguenza processi di sviluppo più lunghi.

All’interno di un team di sole persone specializzate diventa più difficile ottenere una distribuzione del lavoro bilanciata, generalmente il carico passa da un professionista all’altro, ma non è mai realmente bilanciato.

In un medesimo progetto di qualsivoglia natura raramente sono richieste tutte le competenze di quell’ambito in modo equo. In genere un team composto da poche persone con competenze ampie, che possono impiegarsi dove è necessario, può abbattere di molto i tempi di consegna.

Una buona idea potrebbe essere quella di coinvolgere un team di professionisti con conoscenze a 360 gradi nel proprio settore e una specializzazione ciascuno. Per certi versi è il contrario di quello che avviene oggi in ambiti universitari ad esempio, dove i nuovi laureati hanno capacità sempre più specifiche ma poche possibilità di essere autonomi nel proprio settore.

Alcuni esempi possono essere uno sviluppatore specializzato sulla parte front-end ma che possiede anche skill grafiche o un programmatore specializzato nel front-end ma pure in possesso di conoscenze del back-end; e così via.

Un team con molte persone può portare ad allungare alcuni processi

Per capire quel è il numero giusto per un team di lavoro c’è una sola risposta giusta: non appena si è in troppi per avere una conversazione è il momento di dividersi in sottogruppi. Per esperienza, oltre i 5 membri un team comincia a far fatica a comunicare.

Anche la stanza in cui si lavora e il modo in cui è arredata incide in questo e può portare a dover organizzare i team in un modo diverso da quello che si ha in testa. Ogni ulteriore sotto divisione rende più difficile incontrarsi e girare semplicemente la sedia nel momento in cui si ha un dubbio.

Più persone significa anche più andirivieni, in genere il costante cambiamento nella composizione del team rallenta il lavoro. I nuovi membri o quelli di ritorno hanno bisogno di tempo per conoscersi o riprendere in mano quello che avevano lasciato. Questo costa tempo e introduce più processi.

Domande frequenti

La grandezza è più importante della competenza?
No. Se non è possibile essere plurifunzionale come potrebbero esserlo 9 persone, allora si avrà bisogno di un team di 9 persone. Però bisogna essere preparati a più processi.

Come è possibile tenere basso il numero dei componenti di un team?
Assicurati che nel team ci siano persone multi qualificate.
Più sono le persone con una sola specializzazione, più persone saranno necessarie per creare un team plurifunzionale.

Se molte persone lavorano part time in altri progetti, com’è possibile aiutarli?
Provate a coordinare i momenti in cui siete presenti e quelli in cui siete assenti.
Un modo per raggiungere questo obiettivo è organizzare gli orari del team sul calendario.
Un ulteriore modo è accordarsi su quali giorni siete assenti così da esserlo tutti lo stesso giorno.

Lavoro in due o più team, come posso essere il più efficacie possibile?
Prova a far diventare uno dei team il tuo team principale. Invece di dedicarsi al 50% per entrambi, dedicherai il 60% del tempo ad un team e il 40% all’altro. Utilizza le tue capacità primarie per adattarti al team che ti concerne di più, al posto di impegnarti nei task al 40% in un team, trasferisci la conoscenza, in modo da ridurre il loro bisogno del tuo aiuto nel tempo.

Faccio del lavoro da remoto, la coordinazione con il team mi richiederà molto tempo?
Un’idea può essere quella di abbandonare formalmente il team dando invece un supporto esterno al team. In questo modo non hai bisogno di partecipare a tutti i meeting di allineamento e la tua presenza viene richiesta quando il team sente di averne bisogno.
ATTENZIONE: questo non funzionerà se sei un collo di bottiglia.
ATTENZIONE: questo non funzionerà se hai bisogno di partecipare ai meeting per avere una visione di insieme.

Un altro modo di intendere i fornitori di servizi è pensare a loro come ad una stazione dei pompieri. I pompieri hanno bisogno di parecchio tempo libero nel loro calendario. Una stazione dei pompieri non viene premiata perché molto impegnata, ma viene misurata sulla velocità di risposta e di aiuto verso chi ne ha bisogno. Quando un pompiere non è impegnato in missioni di aiuto, utilizza il proprio tempo facendo pratica, installando allarmi anti incendio, facendo ispezioni di uffici e luoghi di lavoro, ed educando le persone sulle norme anti incendio.

Usiamo molti tool per rendere possibile il lavoro remoto, quindi perché dobbiamo essere seduti vicini?
Questi tool funzionano in maniera eccellente anche quando siete seduti vicini, quindi non esitate ad utilizzarli anche in questi casi. Una chat dedicata al team è il posto perfetto per chiedere aiuto su questioni non urgenti che non richiedono di cambiare il focus di qualcuno. Ma alcuni tipi di discussioni sono difficili da condurre in una chat. La cosa che funziona meglio quasi sempre è incontrarsi faccia a faccia.

Che tipo di riunioni sono richieste in base al numero delle persone in team?
Un team di 5 persone che si trova nello stesso posto può aver bisogno dei seguenti incontri lavorando in maniera agile:

Pianificazione settimanale. 30 minuti.
Retrospettiva B settimanale. 60 minuti.
Definizione dei Backlog, quando richiesto.
Meeting informale e giornaliero, quando richiesto.

Se il team è composto da almeno 8 persone, con qualcuno che lavora part time o in remoto, quello seguente è il setup più utilizzato:

Pianificazione settimanale. 60 minuti.
Retrospettiva B settimanale. 90 minuti.
Definizione settimanale dei Backlog, 60 – 120 minuti
Meeting informale e giornaliero, ogni giorno con una conference call per chi lavora da remoto.

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